Vous devez justifier toutes les transactions que vous faites par une facture. Il en va de la transparence de votre comptabilité et de la réussite de vos audits. La loi impose quelques mentions obligatoires lors de l’édition d’une facture. À cela s’ajoutent quelques normes qui viennent de changer. Alors, quels sont les bons à savoir concernant l’édition de ce genre de document ? Le point.
Un programme de facturation en ligne pour éviter les impressions systématiques
L’impression systématique n’est plus nécessaire de nos jours. C’est même déconseillé par les nouvelles règles. Pour cause, cela ne répond pas aux nouvelles exigences de la loi sur la réduction de l’empreinte écologique des commerces et des entreprises. L’article 195 de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 précise un « déploiement progressif » de cette mesure au cours des dernières années. À compter de janvier 2020, un envoi électronique deviendra la norme pour les entreprises. Les commerces, quant à eux, doivent attendre le consentement ou la demande de leurs clients avant de passer à l’impression.
C’est pourquoi on vous conseille les programmes de facturation en ligne. Tel est le cas par exemple de Abby. C’est une application de gestion comptable en ligne, dédiée aux autoentrepreneurs. Il permet non seulement d’éditer des factures, mais aussi de suivre votre trésorerie et même de proposer un système de paiement à vos clients. Le tout se fait de manière numérique. Ce qui est simple et respectueux des normes.
Quelques mentions obligatoires sur une facture
Les mentions obligatoires sur une facture sont toujours de mise. Ce sont les gages de la valeur légale de votre document comptable. On peut citer par exemple :
- le nom et l’adresse de votre commerce ou entreprise avec les numéros d’identifications officielles ;
- l’identité de votre client ;
- la date de la prestation ;
- les quantités et les dénominations de chaque produit ou prestations que vous avez vendues ;
- le prix unitaire HT ainsi que le prix total avec les réductions s’il y en a ;
- la date d’échéance pour les règlements ultérieurs avec les pénalités s’il y a un retard ;
- le numéro de la facture ou du bon de commande ;
- les signatures des deux parties avec le tampon de votre entreprise sur votre côté ;
Heureusement, les logiciels de facturations peuvent être paramétrés pour s’adapter à toutes ces normes.
La durée de conservation de vos éléments de facturation
Les factures sont des documents comptables qui ont un lien avec votre entreprise ou votre activité. À ce titre, elles doivent faire partie de vos archives. Elles se conservent pendant 10 ans maximum et 6 ans minimum. Le délai court à compter de la date de facturation ou de son inscription dans vos comptes.
Ne vous y trompez pas. Les factures vous seront demandées au moment des audits par exemple. Elles permettent de justifier vos chiffres d’affaires et les mouvements de vos comptes. D’ailleurs, vous ne devez pas seulement conserver une trace des factures que vous avez éditées et donner aux clients. Ce doit être aussi le cas de celles que vous avez eues de la part de vos collaborateurs et partenaires.
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